Regulamin procesu oceny abstraktów

Regulamin procesu oceny zgłoszeń na wydarzenie AIxMAT

(wersja z dnia 26 maja 2026)

Niniejszy Regulamin określa zasady oceny zgłoszeń prezentacji naukowych wysyłanych w związku z przygotowaniem programu naukowego AIxMAT organizowanego przez Fundację Candela i Instytut Badawczy IDEAS.

§ 1 Definicje

Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają znaczenie podane poniżej, o ile z jego treści nie wynika wyraźnie inaczej:

  1. Abstrakt – skrócona forma opisu tematyki prezentacji, zgłaszanej przez Autora do zaprezentowania podczas Wydarzenia,
  2. AIxMAT – Wydarzenie,
  3. Autor albo Autorzy– osoba (albo osoby) będąca autorem lub współautorem materiałów zawartych w Zgłoszeniu,
  4. Autor Prezentujący – osoba spośród Autorów, wskazana w zgłoszeniu jako prezentująca treść zawartą w Zgłoszeniu podczas Wydarzenia, w przypadku zaakceptowania zgłoszenia
  5. Adres Fundacji – adresy e-mail: hello@candela.org.pl oraz events@candela.org.pl,
  6. Komitet Naukowy – grupa osób, powołanych przez Fundację, która uczestniczy w procesie analizy i oceny zgłoszeń,
  7. Fundacja – Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadającą numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH,
  8. Instytut – Instytut Badawczy IDEAS z siedzibą w Warszawie, ul. Królewskiej 27 (00-060 Warszawa), wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001167539, NIP: 5253042617, REGON: 541475394,
  9. Organizatorzy – Fundacja i Instytut,
  10. Plagiat – przedstawienie cudzej pracy lub jej fragmentów (w Zgłoszeniu) jako własnej, bez odpowiedniego cytowania źródła. Dotyczy to zarówno tekstu, jak i danych, obrazów, tabel czy innych materiałów.
  11. Proces – proces oceny Zgłoszeń, mający na celu przygotowanie programu naukowego Wydarzenia, organizowany zgodnie z postanowieniami Regulaminu,
  12. Regulamin – niniejszy Regulamin,
  13. Formularz – system umożliwiający wysyłanie Zgłoszenia, dostępny na stronie internetowej o adresie attend.aixmat.candela.org.pl/abstracts.
  14. Strona Fundacji – strona internetowa Fundacji Candela, dostępna pod adresem candela.org.pl
  15. Strona Wydarzenia – strona internetowa związana z danym Wydarzeniem, dostępna pod adresem attend.aixmat.candela.org.pl oraz AIxMAT.candela.org.pl.
  16. Wydarzenie – konferencja naukowa AI in Materials Research Summit (AIxMAT), organizowana przez Fundację i Instytut, która odbędzie się w dniach 24-26 listopada 2026, w Warszawie.
  17. Zarząd Fundacji – organ uprawniony do reprezentowania Fundacji,
  18. Zgłoszenie - zbiór wszystkich informacji niezbędnych do wzięcia udziału w Procesie. Jednym z elementów Zgłoszenia jest Abstrakt. 

§ 2 Przebieg Procesu

  1. W celu przesłania Zgłoszenia, osoba zgłaszająca przesyła wypełniony Formularz, w ramach którego:
    1. Załącza Abstrakt (opisujący treść do zaprezentowania podczas Wydarzenia).
    2. Załącza informacje o Autorach (m.in. imiona, nazwiska, afiliacje, adresy email).
    3. Załącza Informacje o Autorze Prezentującym (imię, nazwisko, afiliacje, adres email).
    4. Potwierdza zapoznanie się i akceptację Regulaminu i dokumentów pomocniczych.
  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Organizatorzy przeprowadzają ocenę formalną, którą wykonuje wyznaczona przez Organizatorów osoba oraz ocenę merytoryczną, której dokonuje Komitet Naukowy.
  2. W przypadku uzyskania negatywnego wyniku oceny formalnej, Zgłoszenie jest odrzucane i nie podlega dalszej ocenie merytorycznej. 
  3. Podczas oceny merytorycznej weryfikowane jest, czy Zgłoszenie i Abstrakt spełniają wymagania określone na Stronie Wydarzenia oraz w Regulaminie.
  4. Na podstawie wyników oceny merytorycznej wybierane są Zgłoszenia, które zostają zakwalifikowane do prezentacji podczas Wydarzenia oraz wybierana jest forma prezentacji.
  5. Osoba zgłaszająca informowana jest o wyniku oceny merytorycznej lub o konieczności poprawienia Zgłoszenia by mogło zostać przekazane do oceny merytorycznej. Informacja wysyłana jest na adres email podany w Zgłoszeniu.
  6. Niepoprawienie Zgłoszenia w terminie podanym w mailu z informacją o konieczności poprawienie Zgłoszenia, uznawane jest za wycofanie Zgłoszenia.
  7. Abstrakty zgłoszeń, które zostały wybrane do zaprezentowania podczas Wydarzenia, zostają opublikowane na Stronie Wydarzenia, wraz z informacją o Autorach oraz Autorze Prezentującym.
  8. Udział w Procesie jest darmowy.

§ 3 Zgłoszenie 

  1. Zgłoszenie powinno zawierać elementy opisane na Stronie Wydarzenia oraz oznaczone jako obowiązkowe w Formularzu.
  2. Abstrakt, będący elementem Zgłoszenia, powinien zostać przygotowany i sformatowany zgodnie z wytycznymi opublikowanymi na Stronie Wydarzenia. 
  3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za błędne wpisanie danych do Formularza, w szczególności danych adresowych.
  4. W razie zauważenia błędu w podanych danych należy niezwłocznie skontaktować się z Organizatorami.
  5. W ramach jednego Zgłoszenia, możliwe jest zgłoszenie tylko jednego Abstraktu.
  6. W przypadku chęci zgłoszenia więcej niż jednego Abstraktu, każdorazowo wymagane jest oddzielne wypełnienie Zgłoszenia i Formularza.

§ 4 Komitet Naukowy 

  1. Organizatorzy wybierają członków Komitetu Naukowego i przewodniczącego Komitetu Naukowego.
  2. Przewodniczący Komitetu Naukowego odpowiada za organizację pracy Komitetu Naukowego.
  3. Komitet Naukowy jest odpowiedzialny za przeprowadzenie oceny merytorycznej Zgłoszeń.
  4. Decyzje Komitetu Naukowego są ostateczne i nie podlegają procedurze odwoławczej.

§ 5 Wycofanie Zgłoszenia

  1. Zgłoszenie może zostać wycofane z Procesu, na każdym etapie Procesu, przez każdego z Autorów Zgłoszenia.
  2. Warunkiem koniecznym wycofania Zgłoszenia, jest przesłanie wiadomości email o wycofaniu zgłoszenia na Adres Fundacji.
  3. Organizatorzy potwierdzają wycofanie Zgłoszenia, odpowiadając na wiadomość email, o której mowa w ust. 2.
  4. W przypadku wycofania Zgłoszenia, po opublikowaniu Abstraktu na Stronie Wydarzenia, w programie Wydarzenia zostanie wyświetlony tylko tytuł Zgłoszenia oraz lista Autorów (wraz z afiliacjami) ale bez treści Abstraktu.

§ 6 Aktualizacja Zgłoszenia

  1. Zgłoszenie może zostać zaktualizowane, w zakresie oczywistej omyłki, przez Autora Prezentującego lub pozostałych Autorów na każdym etapie Procesu.
  2. Warunkiem koniecznym aktualizacji Zgłoszenia, jest przesłanie wiadomości email o chęci zaktualizowania wraz ze zaktualizowanymi elementami Zgłoszenia na Adres Fundacji.
  3. Organizatorzy potwierdzają zaktualizowanie Zgłoszenia, odpowiadając na wiadomość email, o której mowa w ust. 2.

§ 7 Odpowiedzialność

  1. Każda osoba korzystająca z Formularza powinna sygnalizować Organizatorom o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu Formularza. Organizatorzy nie odpowiadają za czasową niedostępność Formularza, wynikającą z przyczyn technicznych lub z okoliczności, na które Organizatorzy nie mają wpływu, i które znajdowały się poza kontrolą Organizatorów (siła wyższa).
  2. Z wyłączeniem ust. 3, żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za wyrządzoną drugiej stronie szkodę, na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu, w postaci: utraty przychodu lub zysku, utraty korzyści, utraty powiązań biznesowych, utraty zakładanych oszczędności lub utraty danych.
  3. Autorzy ponoszą pełną odpowiedzialność względem Organizatorów, za utracone korzyści oraz szkody powstałe w wyniku dopuszczenia się przez Autorów Plagiatu w Zgłoszeniu.
  4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za treści zawarte w Zgłoszeniach (i Abstraktach) prezentowane w ramach organizowanych Wydarzeń. Wyłączna odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na Autorach, w szczególności na Autorze Prezentującym. 

§ 8 Oświadczenia Autorów i Autora Prezentującego

  1. Autor Prezentujący, który przesyła Zgłoszenie, poprzez wypełnienie Formularza, oświadcza że:
    1. Uzyskał upoważnienie od wszystkich Autorów do przesłania Zgłoszenia.
    2. Zgłoszenie nie zawiera treści niezgodnych z prawem, dobrymi obyczajami, obraźliwych lub stanowiących naruszenie przepisów prawa, zaufania lub podlegających tajemnicy poufności,
    3. Zgłoszenie nie narusza (oraz nie będzie naruszać) majątkowych i osobistych praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich.
    4. Autorzy mają prawo do powielania wszelkich materiałów zawartych w Zgłoszeniu, które zostały już opublikowane lub są chronione prawami autorskimi w innych miejscach oraz że zidentyfikowali takie elementy za pomocą odpowiednich cytatów i oświadczeń o prawach autorskich, jeśli ma to zastosowanie, w podpisach lub nawet w samych grafikach (np. prawa autorskie do grafik).
    5. Uzyskał upoważnienie od wszystkich Autorów do udzielenia Fundacji i Instytutowi licencji, o której mowa w ust. 2.
    6. Uzyskał zgodę wszystkich Autorów na opublikowanie Abstraktu.
    7. Zgłoszenie (i jego elementy) jest oryginalne i nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  1. Autorzy udzielają Fundacji i Instytutowi oraz podmiotom przez nich wskazanych, licencji na czas nieokreślony, nieograniczonej terytorialnie oraz przestrzennie do swobodnego korzystania ze Zgłoszenia (i jego elementów – np. Abstrakt), o ile zostaną wskazani oryginalni Autorzy Zgłoszenia.
  2. Autorzy mają prawo wypowiedzieć licencję z rocznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego następującego po roku, w którym złożono wypowiedzenie licencji.
  3. Wypowiedzenie licencji o którym mowa w ust. 3 należy złożyć wysyłając wiadomość email na Adres Fundacji.
  4. Licencja, o której mowa w ust. 2, udzielana jest w następujących polach eksploatacji:
    1. Drukowanie,
    2. Publikowanie w Internecie w tym m.in. na Stronie Wydarzenia oraz w programie Wydarzenia (Internet, druk),
    3. Publikowanie w aplikacjach na urządzenia mobilne związanych z Wydarzeniem,
    4. Kopiowanie lub innego rodzaju zwielokrotnianie w całości, jak i w części,
    5. Publiczne wystawiania,
    6. Wyświetlanie,
    7. Odtwarzanie,
    8. Zapis magnetyczny,
    9. Reprodukcja,
    10. Przechowywanie i archiwizowanie,
  1. Fundacja, jak i Instytut, może udzielić dalszej licencji na dystrybucję Abstraktów partnerom strategicznym, współorganizatorom lub mediom w celu promocji wyników Wydarzenia, z zachowaniem praw autorskich autorów, na co Autorzy i Autor Prezentujący wyrażają zgodę.
  2. Zgłoszenie i Abstrakt są rozpowszechniane na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Międzynarodowe (CC BY 4.0). Jeśli materiały prezentacyjne nie mogą być zgodne z licencją CC BY 4.0, Autorzy muszą to wyraźnie zaznaczyć w Zgłoszeniu. W obu przypadkach autorzy udzielają Fundacja i Instytutowi prawa do przechowywania ich Zgłoszenia w celu ich przeglądania, opublikowanie na Stronie Wydarzenia i pobierania przez osoby fizyczne.

§ 9 Plagiat

  1. W przypadku wykrycia podejrzenia Plagiatu w Zgłoszeniu, Autorzy zostaną niezwłocznie poinformowani i poproszeni o wyjaśnienia w ciągu 7 dni kalendarzowych.
  2. Komitet Naukowy przeanalizuje przedstawione wyjaśnienia oraz dodatkowe dowody dostarczone przez Autorów.
  3. W przypadku nieprzedstawieniu wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 1, Zgłoszenie może zostać odrzucone.
  4. Po rozpatrzeniu sprawy, Komitet Naukowy podejmie ostateczną decyzję o akceptacji, poprawie lub odrzuceniu Zgłoszenia.
  5. Zgłoszenia, w których potwierdzono Plagiat lub naruszenie praw autorskich, zostaną natychmiast odrzucone.
  6. Fundacja i Instytut zastrzegają sobie prawo do powiadomienia instytucji afiliacyjnej Autora Prezentującego (oraz Autorów) o zaistniałym naruszeniu.
  7. Autorom, którzy dopuścili się naruszenia, może zostać odmówiona możliwość udziału w przyszłych wydarzeniach organizowanych przez Fundację.
  8. Wszelkie informacje związane z procedurą wykrywania Plagiatu będą traktowane jako poufne i nie będą udostępniane osobom trzecim.
  9. Jeśli osoba trzecia zgłosi podejrzenie Plagiatu lub naruszenia praw autorskich, Organizatorzy zobowiązuje się do przeprowadzenia rzetelnego dochodzenia zgodnie z powyższymi zasadami.

§ 10 Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego opublikowania na Stronie Wydarzenia.
  2. Wysłanie Zgłoszenia poprzez Formularz równoważne jest akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzeganiu przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Autorem Prezentującym a Organizatorami. 
  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do:
    1. odwołania Procesu,
    2. wprowadzania zmian w Regulaminie,
    3. wyłączenia z udziału w Procesie osób, które naruszają jakiekolwiek postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
      1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
      2. podejmują działania zmierzające do objęcia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad regulujących udział w Wydarzeniu;
      3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Fundacji (lub Instytutu) lub godzące w jej wizerunek.
  4. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z danym Zgłoszeniem zastosowanie ma Regulamin obowiązujący w dniu wysłania Formularza.
  5. W razie sporów z Autorem, sądem właściwym do ich rozpoznania jest sąd właściwy dla siedziby Fundacji.
  6. Stwierdzenie przez właściwy sąd nieważności niektórych postanowień Regulaminu pozostaje bez wpływu na jego pozostałe postanowienia.
  7. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych.
  8. W zakresie interpretacji postanowień Regulaminu decydujące jest zdanie Zarządu Fundacji.