Regulamin uczestnictwa

Regulamin uczestnictwa w AIxMAT

Wersja z dnia 26 maja 2026

Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu AIxMAT przez Fundację Candela i Instytut Badawczy IDEAS oraz zobowiązania zarówno osób w nim uczestniczących, jak i jego organizatorów. Warunkiem koniecznym udziału w wydarzeniu AIxMAT jest zapoznanie się i zaakceptowanie zapisów niniejszego Regulaminu oraz Kodeksu Postępowania.

§1 Definicje

Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają znaczenia podane poniżej, o ile z jego treści nie wynika wyraźnie inaczej:

  1. Fundacja – Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadająca numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH.
  2. Instytut – Instytut Badawczy IDEAS z siedzibą w Warszawie, ul. Królewskiej 27 (00-060 Warszawa), wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001167539, NIP: 5253042617, REGON: 541475394,
  3. Organizatorzy – Fundacja i Instytut działający łącznie
  4. AIxMAT – Wydarzenie
  5. Wydarzenie – konferencja naukowa AI in Materials Research Summit (AIxMAT), organizowana przez Organizatorów, która odbędzie się w Warszawie, w dniach 24-26 Listopada 2026.
  6. Koordynator – osoba fizyczna (jedna lub więcej) wyznaczona przez Organizatorów odpowiadająca za nadzór nad przebiegiem Wydarzenia.
  7. Regulamin – niniejszy Regulamin,
  8. Strona Wydarzenia – strona internetowa związana z danym Wydarzeniem, dostępna pod adresem AIxMAT.candela.org.pl.
  9. Kodeks Postępowania – zbiór zasad, norm i wytycznych, które określają jakie zachowania są akceptowalne, a jakie nie podczas wydarzeń organizowanych przez Fundację. Treść kodeksu postępowania opublikowana jest na Stronie Wydarzenia.
  10. Strona Fundacji – strona internetowa Fundacji, dostępna pod adresem candela.org.pl.
  11. Obsługa – osoba fizyczna, wskazana przez Organizatorów, odpowiedzialna za obsługę adminstracyjno-techniczno-logistyczną Wydarzenia.
  12. Osoba Uczestnicząca – osoba biorąca udział w Wydarzeniu. Warunkiem koniecznym udziału w Wydarzeniu jest wcześniejsza rejestracja na Wydarzenie potwierdzone przez Organizatorów.
  13. Zarząd Fundacji – organ uprawniony do reprezentowania Fundacji.

§2. Kodeks postępowania i zasady współpracy

  1. Osoby Uczestniczące zobowiązane są do przestrzegania zasad określonych w Kodeksie Postępowania, w tym do poszanowania innych Osób Uczestniczących, organizatorów i obsługi Wydarzenia.
  2. Osoby Uczestniczące zobowiązane są do słuchania poleceń Obsługi wydarzenia oraz Koordynatora wyznaczonego przez Organizatorów.
  3. Naruszenie Kodeksu Postępowania lub Regulaminu skutkuje jedną z następujących konsekwencji:
    1. ostrzeżeniem
    2. usunięciem z Wydarzenia
    3. usunięciem z Wydarzenia i przyznaniem zakazu uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez Fundację przez okres następnych 5 lat.
  4. Decyzję o rodzaju konsekwencji, o których mowa w ust. 3, podejmuje Koordynator.
  5. Osoba Uczestnicząca informowana jest o decyzji podjętej przez Koordynatora poprzez wysłanie wiadomości na adres email podany podczas rejestracji na Wydarzenie. Osoba Uczestnicząca może zostać poinformowana o decyzji również ustnie.
  6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyłączenia z udziału w Wydarzeniu Osób Uczestniczących, które naruszają jakiekolwiek postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
    1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
    2. podejmują działania zmierzające do lub wskazujące na próbę obejścia Regulaminu;
    3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatorów lub godzące w jego wizerunek.

§3 Program

  1. Organizatorzy publikują program Wydarzenia na Stronie Wydarzenia.
  2. Organizatorzy zastrzega sobie prawo do zmiany programu Wydarzenia przed rozpoczęciem oraz w dowolnym momencie trwania Wydarzenia.
  3. Informacja o zmianie programu Wydarzenia, będzie publikowana na Stronie wydarzenia.

§4 Bezpieczeństwo

  1. Z uwagi na bezpieczeństwo Osób Uczestniczących, Organizatorzy oraz Koordynator mają prawo:
    1. odmówić́ wstępu Osobie Uczestniczącej w przypadkach uzasadnionych względami bezpieczeństwa;
    2. w przypadkach uzasadnionych względami bezpieczeństwa żądać, aby Osoba Uczestnicząca opuściła teren Wydarzenia i zastosować odpowiednie kroki oraz środki, aby żądanie to zostało wykonane. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których Osoba Uczestnicząca zakłóca porządek publiczny, zachowuje się̨ agresywnie lub niezgodnie z niniejszym Regulaminem lub Kodeksem Postępowania, bądź́ w jakikolwiek inny sposób powoduje zagrożenie bezpieczeństwa dla pozostałych Osób Uczestniczących w Wydarzeniu;
    3. odmówić́ wstępu na teren Wydarzenia Osobom Uczestniczącym, u których stwierdzono posiadanie broni lub innych przedmiotów mogących stanowić́ zagrożenie płynnego przebiegu Wydarzenia.

§5 Spożywanie alkoholu i odpowiedzialność

  1. Spożywanie alkoholu podczas Wydarzenia dozwolone jest wyłącznie w miejscach i czasie do tego wyznaczonych.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za incydenty lub szkody spowodowane przez Osoby Uczestniczące będące pod wpływem alkoholu. Pełna odpowiedzialność spoczywa na tych osobach.

§6 Wizerunek, nagrania wideo i audio

  1. Osoby Uczestniczące wyrażają zgodę na rejestrację swojego wizerunku w formie zdjęć, nagrań wideo oraz audio w celach promocyjnych i dokumentacyjnych związanych z Wydarzeniem.
  2. Rejestracja Wydarzenia w formie wideo oraz audio przez inne strony wymaga wcześniejszej zgody Organizatorów
  3. Osobom Uczestniczącym przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec rejestracji ich wizerunku w przypadku indywidualnych zdjęć lub nagrań.
  4. Organizatorzy oświadczają, a Osoba Uczestnicząca ma świadomość, że przebieg Wydarzenia będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz/lub zdjęć i wyraża zgodę by tak stworzone utwory będą wykorzystywane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa, itp.) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Fundacji lub Instytutu i innych osób wskazanych przez Fundację lub Instytut, jak również samego Wydarzenia (komercyjne wykorzystanie).
  5. Organizatorzy informują, że rejestracja utworów, o których mowa w powyżej będzie mieć miejsce na terenie całego obiektu, na którym odbywać się będzie Wydarzenie, chyba że Organizatorzy w sposób wyraźny wyznaczą strefy wolne od nagrywania.
  6. Osoba Uczestnicząca upoważnia Fundację i Instytut do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i wypowiedzi (jeżeli Uczestnik takowych udzieli w trakcie dyskusji prelekcyjnych oraz/lub do kamery) oraz rozpowszechniania ich jako elementów ww. utworów do celów wymienionych w ust. 1 powyżej, i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych na ich wykorzystanie przez Fundację lub Instytut, a także wszelkie upoważnione do tego przez Fundację lub Instytut podmioty na różnych polach eksploatacji utworów, w szczególności:
    1. utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym, w sieci multimedialnej w tym w Internecie);
    2. zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką;
    3. publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie;
    4. wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź;
    5. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej;
    6. wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronie Fundacji lub Instytutu).
  7. Osoba Uczestnicząca zrzeka się:
    1. prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci materiałów w których wizerunek zostanie wykorzystany;
    2. wszelkich roszczeń, w tym również finansowych, względem Fundację i Instytutu z tytułu wykorzystania swojego wizerunku na potrzeby określone w Regulaminie.

§7 Odpowiedzialność za treści prezentowane na wydarzeniu

  1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za treści prezentowane podczas Wydarzenia przez Osoby Uczestniczące, prelegentów, czy jakiekolwiek inne osoby.
  2. Wszelkie ewentualne roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich obciążają w pełni osoby prezentujące.
  3. Organizatorzy nie odpowiadają za jakiekolwiek oświadczenia, zapewnienia i zobowiązania składane przez Osoby Uczestniczące, prelegentów, czy jakiekolwiek inne osoby występujące w trakcie Wydarzenia.

§8 Identyfikatory

  1. Osoby Uczestniczące są zobowiązane do noszenia identyfikatorów wydanych im przez Organizatorówprzez cały czas trwania Wydarzenia.
  2. Brak identyfikatora skutkuje odmową wejścia na teren Wydarzenia.

§9 Zakazy

  1. Na terenie Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz:
    1. palenia tytoniu oraz e-papierosów;
    2. wnoszenia i spożywania substancji odurzających;
    3. wnoszenia wyrobów pirotechnicznych i broni palnej;
    4. wprowadzania zwierząt;
    5. używania wskaźników laserowych.
  1. Zakaz wprowadzania zwierząt, o którym mowa w ust. 1. lit. C, nie dotyczy psów asystujących, o których mowa w art. 2 pkt 11 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Osoba wprowadzająca psa asystującego ponosi pełną odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez psa asystującego.

§10 Dostęp do internetu

  1. Organizatorzy mogą zapewnić dostęp do internetu lub sieci WiFi na terenie Wydarzenia. Ewentualne dane do logowania zostaną udostępnione Osobom Uczestniczącym.
  2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z korzystania z udostępnionego internetu lub sieci WiFi, w tym zainfekowanie wirusami komputerowymi.

§11 Odpowiedzialność Organizatora

  1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Osób Uczestniczących, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
  2. Organizatorzy nie udzielają gwarancji w jakiejkolwiek postaci odnośnie do efektów udziału Osoby Uczestniczącej w Wydarzeniu.

§12 Odpowiedzialność Osoby Uczestniczącej

  1. Wszelkie materiały przekazane lub udostępnione Osobie Uczestniczącej mogą być przez nią wykorzystywane wyłącznie w celach edukacyjnych i szkoleniowych związanych z Wydarzeniem.
  2. Osobie Uczestniczącej nie wolno powielać, zbywać ani przekazywać tych materiałów ani jakichkolwiek innych przedmiotów własności intelektualnej stanowiących własność Fundacji lub Instytutu lub osób trzecich.

§13. Wyjątkowe sytuacje i zawieszenie regulaminu

  1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zawieszenia obowiązywania poszczególnych zapisów Regulaminu w wyjątkowych sytuacjach, takich jak:
    1. nagłe zmiany organizacyjne wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatorów takie jak np. kwestie bezpieczeństwa, zmiany w harmonogramie, nieprzewidziane sytuacje techniczne lub logistyczne;
    2. wprowadzenie nowych regulacji prawnych lub zaleceń, które mogą mieć wpływ na przebieg wydarzenia;
    3. inne nadzwyczajne okoliczności uzasadniające czasowe odstąpienie od wybranych zasad.
  2. Wprowadzenie takiego zawieszenia nie zwalnia Osób Uczestniczących z przestrzegania pozostałych zasad Regulaminu oraz Kodeksu Postępowania.
  3. Organizatorzy dołożą wszelkich starań, aby ograniczenia wynikające z zawieszenia były proporcjonalne i miały jak najmniejszy wpływ na komfort Osób Uczestniczących.
  4. Organizatorzy  zastrzegają sobie prawo do wyłączenia z udziału w Wydarzeniu Osób Uczestniczących, które naruszają jakiekolwiek postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
    1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
    2. podejmują działania zmierzające do objęcia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Wydarzenia;
    3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatorów lub godzące w ich wizerunek.

§14 Postanowienia końcowe

  1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany formy Wydarzenia (np. na formę online) w sytuacji, gdy jej przeprowadzenie w formie stacjonarnej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu odgórnych ograniczeń, nakazów i zakazów.
  2. Organizatorzy udostępniają treść Regulaminu na Stronie Wydarzenia przed uruchomieniem rejestracji na Wydarzenie.
  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
  4. Każdy nowy regulamin obowiązuje dla osób, które nie zarejestrowały się jeszcze na Wydarzenie lub zaakceptowały nowy regulamin.
  5. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z udziałem Uczestnika w Wydarzeniu zastosowanie ma Regulamin obowiązujący podczas rejestracji na Wydarzenie.
  6. W zakresie interpretacji postanowień Regulaminu decydująca jest zdanie Zarządu Fundacji.
  7. W razie zmiany lub unieważnienia któregokolwiek z postanowień Regulaminu wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
  8. Wszelkie spory z Organizatorami będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Fundacji, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego stanowią inaczej.
  9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego.